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Nuestra información es algo muy importante tanto a nivel personal como empresarial, perderla o no tenerla disponible puede costarnos muy caro y hacernos pasar muy malos momentos, en este artículo encontrarás herramientas que te ayudarán a proteger y mantener disponible tu información.

Para asegurar que tenemos nuestra información segura y disponible en todo momento, esta estratégia de 4 pasos te será de gran ayuda:

 

Recolección y organización.

Lo primero será recolectar toda nuestra información:

A nivel personal escanea todos tus documentos personales como credenciales y documentos importantes como actas de nacimiento y/o matrimonio, cédula profesional, certificados de estudio, contratos, etc.

Tus ideas, apuntes, páginas visitadas las puedes recolectar con herramientas como Evernote u One Note y organizarlas mediante etiquetas para que puedas encontrar lo que buscas mas fácilmente.

A nivel empresa puedes escanear todos tus documentos impresos, reportes, facturas, pagos, recibos, etc.

Procura organizar de forma eficiente tu información para que sea más fácil encontrarla, puedes organizarla por tipo de documentos y después por años. Puedes organizar por proyecto o actividad esto dependerá mucho del giro de tu negocio.

 

Respaldo

La mejor forma de mantener un respaldo de tu información es hacerlo en un disco duro externo, hoy en día el costo de estos discos ha ido disminuyendo y la capacidad aumentando considerablemente, comprar un disco duro externo puede convertirse en una de las mejores inversiones, tanto a nivel personal como para tu empresa, tener la capacidad de recuperar tu información en caso de una catástrofe no tiene precio. El respaldo lo puedes hacer de manera manual o apoyarte con alguna herramienta, una alternativa gratuita es Cobian Backup, para los usuarios de MacOS X existe Time Machine. Con estas herramientas puedes seleccionar que archivos quieres respaldar, con que frecuencia quieres hacerlo y a que hora debe realizar el respaldo. Te recomendamos hacer un respaldo acumulativo semanal, al ser acumulativo la primera vez se realizará un respaldo completo de toda la información que hayas seleccionado y posteriormente solo se va almacenando los archivos nuevos y modificaciones. Puedes programar una alerta en tu calendario para que te recuerde cuando toca realizar el próximo respaldo y dejes conectado el disco duro externo para que el respaldo pueda realizarse correctamente. Durante el tiempo que el disco duro de respaldo no esté trabajando, mantenlo en un lugar seguro alejado de la humedad y el polvo, no lo dejes conectado a tu computadora.

 

Subir a la nube

En los últimos años, con la evolución de las tecnologías de Internet y la mejora de la velocidad de conexión nos ha permitido subir toda nuestra información a la nube y poder acceder a ella desde casi cualquier dispositivo. Este tipo de almacenamiento no es adecuado para hacer respaldo de toda nuestra información, sin embargo es especialmente útil para archivos que podemos necesitar en cualquier momento como documentos de trabajo, fotos y documentos personales. Existen varias empresas que ofrecen este servicio y todas ellas ofrecen una versión gratuita con suficiente capacidad de almacenamiento para los archivos esenciales y versiones de paga con alta capacidad de almacenamiento. Los mas populares son: DropBoxGoogle DriveOne DriveiCloud. Otra ventaja es que la mayoría de estos servicios puede interactuar con otras herramientas para editar los archivos que ya tenemos almacenados en la nube. Estas empresas ofrecen programas para poder acceder a la información desde nuestros dispositivos (teléfonos inteligentes, tabletas, web, pc) brindándonos la posibilidad de descargar y editar nuestros archivos desde casi cualquier parte.

 

Prevención

Los discos siempre tienen una probabilidad de que fallen, algunas marcas mas que otras, y aunque en este punto ya tenemos respaldada nuestra información, los errores se pueden presentar cuando mas necesitamos la información, por ese motivo es aconsejable realizar algunas tareas de prevención y detección antes de que cualquier error ocurra y podamos reemplazar los discos que ya están presentando fallas. Algunas herramientas para diagnosticar nuestros discos duros son: HD TuneHDDScanDisk Checkup

Siguiendo esta estrategia de 4 pasos, mantendremos segura nuestra información contra daños físicos en la computadora, robo, extravío, secuestro de información, virus y otros percances.

 

Una cosa más..

No está de más insistir en que sin importar que tan concentrado o atareado estés mientras trabajas con un documento, guarda tus cambios cada 10 minutos, no sabes cuando se puede ir la corriente eléctrica. Déjanos tu comentario en contacto@evolutec.org 

 

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Autor

Marco Aurelio
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Fecha

2015-07-27
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