25.png

¿Te ha pasado que terminó el día y sientes que no te alcanzó el tiempo para muchas cosas? Esto se puede deber a que no administramos correctamente nuestro tiempo para las actividades diarias, pero con una correcta administración, aprovechamiento y algunas herramientas lograremos aumentar nuestra productividad diaria, que contribuya con el desarrollo y crecimiento de los proyectos de nuestra empresa y personales.

 

Como optimizar la gestión de tu tiempo

 

Importancia de las actividades: Con frecuencia nos vemos abrumados de trabajo y sentimos que no nos alcanza el tiempo. Es muy importante detenernos un momento a reflexionar si todas esas actividades que hacemos día con día son realmente importantes para nuestro proyecto. Una forma ocupar nuestro tiempo inteligentemente es organizar las tareas de acuerdo a su importancia y urgencia. Primero todas las tareas urgentes e importantes (como cuando se descompone un equipo o maquina que es de vital importancia para nuestra empresa), después aquellas tareas que no son urgentes pero si son importantes para la empresa (como una campaña publicitaria), después las tareas urgentes pero que no son importantes para la empresa (normalmente disfrazadas como importantes, pero realmente no aportan crecimiento a tu empresa, como llamadas para venderte un producto, interrupciones  de otras personas por asuntos irrelevantes etc.) y por último las tareas que no urgentes y tampoco importantes.

Si le das prioridad a las actividades importantes, tu tiempo estará mejor invertido.

 

Valorar el tiempo: Recuerda que el tiempo es un recurso limitado, y que es importante escoger en que actividades vas a emplear ese tiempo. Valóralo como uno de tus recursos mas importantes.

 

Análisis de utilización del tiempo: Es muy importante estimar cuanto tiempo utilizaremos para realizar la actividad y darle preferencia a aquellas actividades que otorgan el mayor beneficio con el menor tiempo invertido.

 

Ritmos de actividad: Entre los empleados existe un horario óptimo para trabajar, para algunas personas su punto mas productivo es en la mañana , mientras que para otros es en la tarde o la noche. Ten en cuenta esto a la hora de la planificación para sacar el mejor rendimiento de los trabajadores.

 

Concentración: Una baja concentración reduce considerablemente el rendimiento de las personas e incremente la cantidad de errores cometidos (que además requieren más tiempo para solucionarlos). Crea lugares de trabajo que fomenten una alta concentración para garantizar un mejor aprovechamiento del tiempo.

 

Hábitos Saludables de Gestión del Tiempo

 

  • Dedica los primeros y los últimos 5 minutos de la jornada a planificar el día y programar el siguiente.
  • Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante.
  • Sigue tus  bio-ritmos y aprovecha los periodos de máximo rendimiento para realizar las tareas más importantes o más complejas.
  • Agrupa los asuntos y acciones relacionadas entre sí.
  • Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples, si te falta o te sobra tiempo.
  • si asignas o utilizas más tiempo del establecido para una tarea caerás en la ineficiencia
  • si asignas menos caerás en la ineficacia.
  • Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes.
  • Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar, será tu “hora tranquila”.
  • Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada.
  • Revisa la planificación, está para cumplirse .

 

Consecuencias de una mala organización del tiempo

 

Estrés

No organizar correctamente tus tiempos te puede ocasiones que estés contra reloj para entregar tus proyectos, generando una gran cantidad de estrés y frustración.

 

Procrastinación

Procrastinación es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables (“Ya vamonos!, lo hacemos mañana, hoy no vamos a terminar”). Esta es una de las grandes  consecuencias  de no llevar una administración efectiva de tu tiempo. Este hábito es muy difícil de erradicar una vez que se ha adquirido.

 

Negativismo

Si en un proyecto no se planifican correctamente los tiempos y los integrantes del equipo se dan cuenta de que no podrán entregar a tiempo, se corre el riesgo de que se contagien de una actitud negativa, reduciendo su desempeño y motivación. (“Para que me esfuerzo si de todas maneras ni lo vamos a poder entregar a tiempo”)

 

Sanciones o Multas

Cuando un proyecto no se logró entregar a tiempo, probablemente tus clientes te sancionen económicamente. Esto provoca frustración y desmotivación en todo el equipo y un impacto económico a la empresa.

 

Reputación y Recomendación

No entregar tus proyectos a tiempo, te generará una mala reputación y serás recordado como una persona que nunca hace las cosas a tiempo, por lo que no te recomendarán con otros clientes.

 

Autoestima

Todos los problemas anteriores se reflejan directamente en tu autoestima y en el de tu equipo.

 

Herramientas tecnoógicas

 

HOOTSUITE

Gestiona las redes sociales de cualquier empresa ahorrando el tiempo que se dedica a estas plataformas sociales. Con esta herramientas puedes: Programar publicaciones e incluso realizar un seguimiento y análisis para conocer si las decisiones tomadas son las correctas, si se produce alguna desviación y cómo están siendo percibidas por el público. Es ideal para pequeñas y grandes empresas que disponen de una cantidad significativa o ilimitada de perfiles en las redes sociales, así no hará falta que los empleados tengan que intervenir de manera constante o interrumpir las tareas que están realizando.

 

Otras características son:

  1. Proporciona un acortador propio de URLs, muy útil cuando gestionamos perfiles en Twitter
  2. Puedes programar mensajes y optimizarlos para que se muestren en los horarios en los que tus clientes objetivo revisan sus redes sociales.
  3. Tiene una agregación ilimitada de canales web de noticias (feeds).
  4. Integración con Google Analytics.
  5. Directorio de apps complementarias: YouTube, Flikr, Instagram.
  6. No requiere descarga ya que cuenta con aplicación web.
  7. Cuenta con una aplicación para iOS y Android.
  8. Proporciona un informe de análisis donde puedes obtener la siguiente información:
    • Numero de clics por día
    • Segmentación geográfica de usuarios que hacen clics
    • Referente principales en las redes
    • Cuáles son los enlaces que están en tendencia.

 

Ir a la Página Oficial

 

SESAME

Con Sesame podrás conocer realmente cuánto tiempo le dedicas a cada tarea, asignar un precio por hora y quien está asignado a cada proyecto, ayudándote a conocer tus costos reales y optimizar tus recursos. 

 

Crea un proyecto y asigna tareas a los integrantes, cada integrante puede iniciar una tarea identificada mediante un código, mientras esta persona esté trabajando en esta tarea, un reloj registra el tiempo que se ha invertido, y cual ha sido su costo. Al terminar la tarea, el trabajador deberá ingresar el código para detener el reloj y dar por completada la tarea. Al terminar todas las actividades, puedes obtener el costo de todas las horas invertidas por el equipo de trabajo.

 

Ventajas

  • Control de acceso multidispositvo (Android, iOS)
  • Registrar inicio o fin de labores estés donde estés, utilizando la aplicación móvil.
  • Gestión rápida de incidencias
  • Sin necesidad de instalación (versión Web)
  • Exportación a CSV
  • Gestión de Vacaciones
  • Visualización de jornadas laborales de todos los integrantes

 

Ir a la Página Oficial

 

JIFFY

Con Jiffy mide el tiempo invertido en cada tarea, proyecto o cliente. Así conocerás el tiempo empleado en cada trabajo, en los descansos y en las tareas más rutinarias, como hablar por teléfono o enviar e-mails.

 

Características Jiffy – Time tracker:

  • Sencilla interfaz intuitiva.
  • Podrás crear una cuenta para nuevas tareas, proyectos y clientes. Las que se diferencian por colores para el más sencillo acceso y gestión.
  • Con la vista de calendario, puedes editar y agregar tiempos, insertar descansos y obtener una vista general de tu semana de trabajo.
  • Consulta del historico de actividades.
  • Informes simples y completos del proyecto o tarea que hemos iniciado.
  • Exportación a CSV
  • Podrás establecer hora de inicio y finalización de la jornada laboral de forma manual o automática.
  • Dispondrás de un máximo de tres cuentas distintas

 

El uso de esta herramienta te permite conocer con precisión la cantidad de tiempo invertido en cada tarea, permitiéndote aprovecharlo al máximo dedicándolo a las tareas que son realmente necesarias y más productivas para la empresa.

 

Ir a la Página Oficial

 

TRACKINGTIME

Con TrackingTime puedes dar seguimiento a cuanto tiempo inviertes en realizar una tarea y además se sincroniza con tus aplicaciones favoritas (Google Calendar, Wunderlist, Trello, Todoist, Outlook y otros) y las controlas desde un solo lugar, facilitando la forma en que gestionas tus proyectos y reduciendo el tiempo que dedicas a utilizar todas las herramientas por separado.

 

Con esta herramienta puedes saber:

  • Que cliente consumió mas tiempo al mes
  • Como usa el equipo el tiempo entre proyectos
  • Quien trabajó mas horas esta semana

 

 Características de  TrackingTime :

  • Sincronizan con tu aplicación de calendario. 
  • Cuenta con el servicio de envió de reporte semanal por correo electrónico.
  • Reutilización de eventos. 
  • Entrega de informes con filtros avanzados (con opción a exportación a PDF).
  • Monitoreo de otras cuentas con la opción de modificar los tiempos de las actividades de acuerdo a sus necesidades.
  • Velocidad de búsqueda de tarea mejorada y simplificada para un fácil manejo de interfaz.

 

ir a la Pagina Oficial

Anuncios

Diseño de Páginas Web Software Administrativo para PyMEs Software Administrativo para PyMEs

Noticias

Etiquetas

icono regresar

Regresar

icono autor

Autor

Ezequiel García
icono calendario

Fecha

2016-07-22
icono megusta

Me Gusta