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Todos necesitamos organizar nuestros pendientes y existen muchas maneras para ello, pero la tecnología nos brinda poderosas herramientas que se adaptan a cada estilo. Hoy les presento 5 herramientas tecnológicas que nos pueden ser de gran utilidad para organizar nuestros pendientes.

 

Wunderlist

Esta es una de mis herramientas favoritas por su facilidad y practicidad. Esta aplicación se enfoca en lo esencial de una lista de tareas: Crear una lista, agregar tareas y marcarlas como completadas, esta es la actividad principal y lo hace de una manera sencilla y eficiente. También podemos volver mas compleja nuestra organización sin afectar su función principal ya que sus demás características son opcionales y podemos prescindir de ellas. Entre esas características podemos:

  • Indicar una fecha limite para terminar la tarea. Esto nos permitirá aprovechar una serie de listas especiales que nos mostraran las tareas que hay que terminar el día de hoy, mañana o esta semana.
  • Programar un recordatorio para que nos avise con tiempo que tenemos que cumplir con esa tarea.
  • Añadir sub-tareas. Nos permitirá dividir una tarea compleja en pequeñas tareas que podemos acabar mas fácilmente.
  • Agregar notas y archivos a cada tarea.
  • Marcar tareas como importantes para poder visualizarlas al principio de la lista.
  • Compartir listas de tareas por correo, impreso o mediante un link.
  • Crear listas compartidas. Esta funcionalidad es muy interesante ya que podemos agregar a otros usuarios de Wunderlist para que puedan colaborar en un proyecto.
  • Asignar tareas a otros usuarios. Esta opción es excelente para un líder de proyecto, un emprendedor o cualquier persona que tenga gente a su cargo, ya que todas las actividades las puede asignar a través de esta opción y dar seguimiento acerca de cuales ya han sido completadas y cuales están pendientes. A las personas que les asignaron las tareas reciben notificaciones de sus nuevos pendientes.
  • Crear listas publicas y compartirlas en la red. Existe gente que ha publicado listas muy interesantes que podemos copiar a nuestra cuenta.

Algunas ideas de como usarla:

  • Aplicar la metodología Getting Things Done para organizar tus pendientes.
  • Compras
  • Ideas a desarrollar
  • Lugares a visitar durante unas vacaciones
  • Asignar las tareas a los empleados de una empresa
  • Lugares que visitar antes de morir
  • Personas que tienes que atender (Citas)
  • Planificación de bodas

Esta aplicación cuenta con 2 versiones, una gratuita y una de paga. La versión gratuita tiene todo lo necesario para comenzar y la versión pro te permite organizar grupos de trabajo mas grandes.

El programa se encuentra para Windows, Mac OS X, iOS, Android, WatchOS, Android Wear y Web. Tu cuenta se sincroniza con todos los dispositivos.

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Do it (Tomorrow)

Para quien busca una herramienta sin complicaciones y un aspecto desenfadado recomiendo Do it (tomorrow). Este programa tiene la apariencia de una libreta donde se escribe a mano. En ella únicamente vemos 2 cosas, lo que vas a hacer hoy y lo que vas a hacer mañana. Esta aplicación es para quien no le gusta tener demasiadas cosas en la cabeza, vive en el hoy y el mañana. Si algo que ibas a hacer hoy decides que lo harás mañana lo puedes postergar con un clic. 

Está disponible gratis para iOS, Android y web sin sincronización. Tiene un costo si quieres sincronizar con tabletas

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Microsoft Outlook

Outlook es una herramienta que no es fácil de dominar pero ofrece muchas opciones de parametrización e integración con las demás herramientas de Microsoft Office. Es una solución adecuada para personas y empresas sumamente organizadas.

Este programa tiene muchas características, pero solo enunciare algunas de las principales:

  • Puedes convertir correos electrónicos en tareas para darles seguimientos.
  • Puedes programar tareas repetitivas, como el pago mensual de servicios.
  • Puedes marcar las tareas con un color para identificar a que tipo pertenece.
  • Cada tarea se puede marcar con un estatus y un porcentaje de avance.
  • Establecer una fecha de inicio y fin para la tarea.
  • Programar una alerta, que nos avise que es momento de realizar dicha tarea.
  • Cuenta con diferentes reportes que nos muestran el avance de nuestras tareas. También tenemos la opción de crear reportes personalizados.
  • Crear pendientes a partir de un contacto de la agenda. Esto es por si necesitamos atender a esta persona en otro momento.
  • Asignación de tareas a otras personas. También podemos indicar que varias personas son requeridas para realizar nuestra tarea.
  • Diferentes vistas de la lista de tareas. Se puede ver la lista de tareas por prioridad, en un calendario, tareas de hoy y otras.

Esta herramienta es de paga, y forma parte de la Suite Microsoft Office y se encuentra disponible en versiones para Windows, Mac, Móviles y Web.

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Trello

Trello es una herramienta amigable y muy completa, está enfocada en proporcionarnos una amplia visión de todos nuestros pendientes (referentes a un mismo tema). La funcionalidad principal radica en lo que denominan “tableros”. Un tablero contiene varias listas de tareas que tienen algo en común, puede ser un proyecto, pueden ser cosas que deseamos comprar, puede ser un muro de metas y sueños etc. Cada una de estas listas puede contener varias actividades, y cada actividad puede tener la siguiente información:

  • Descripción
  • Fotos
  • Comentarios
  • Checklists
  • Etiquetas
  • Fecha de Vencimiento
  • Personas involucradas
  • Archivos adjuntos

Otras características son:

  • Esta herramienta también está diseñada para trabajar en equipo, agregando varios miembros a tu grupo.
  • Los tableros pueden ser privados, públicos o por Organización.
  • Puedes crear varias organizaciones y cada una tiene su grupo de tableros.

Esta aplicación es ideal para la gente que desea tener a la vista todas las tareas de una forma muy práctica y organizarlas por diferentes proyectos e incluso diferentes organizaciones.

Tiene una versión gratuita y una de paga. Está disponible en iOS, Android, Kindle, Windows 8 y Web

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Post-it Plus

Esta herramienta definitivamente es para quien aprendió a organizar sus pendientes usando notas adhesivas. Funciona de la siguiente manera:

  1. Pegas tus post-it con pendientes en un muro.
  2. Escaneas y digitalizas los post-it con la aplicación usando un celular o tablet.
  3. Agrupa y organiza las notas digitales.
  4. Comparte las notas con otras personas.

También nos permite la opción de crear o editar notas digitales y sincronizar las notas en diferentes dispositivos.

Esta aplicación está disponible gratis para iOS

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Autor

Marco Aurelio
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Fecha

2015-07-11
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